Met goede zorg alleen kunnen woonzorgcentra zich niet meer onderscheiden

Goede zorg is het olympische minimum. Klanten en werknemers verwachten meer. Met de slinkende wachtlijsten en de toenemende war on talent is het nodig om beleving voorop te stellen. Door je huis een leuke plek te maken om te wonen, wordt het ook een leuke plek om te werken. En die goesting straalt uit naar de buitenwereld.

Op 7 februari 2019 lanceerde toenmalig minister Jo Vandeurzen een nieuw woonzorgdecreet waarin dat ‘Wonen en leven’ veel meer aandacht krijgt. Met het decreet wil de overheid de levenskwaliteit van bewoners beschermen, onder andere door het opleggen van een geïndividualiseerd digitaal "woonzorgleefplan" voor iedere bewoner.

Een gemotiveerd team

Een woonleefbeleid is deels strategisch en deels heel praktisch. Je team heeft een beleidsvisie nodig, maar daarnaast ook heel concrete tactieken om wonen en leven in de praktijk te brengen.

Daarom is het essentieel dat zowel directieleden als medewerkers betrokken zijn bij het uitstippelen en uitvoeren van het verandertraject. En laat ons zeker de bewoners en vrijwilligers niet vergeten. De vernieuwde visie op wonen en leven geeft bewoners terecht een meer participerende en sturende rol. Ook zij verdienen een stem in de uitwerking van het woonleefbeleid.

In de verschillende fases van een verandertraject zijn verschillende personen meer betrokken. Bij het ontwikkelen van een visie en bij de evaluatie nemen directieleden de leiding, in samenspraak met medewerkers, bewoners en vrijwilligers. In de concrete uitwerking daarvan neemt het team het voortouw en biedt de directie een ondersteunende rol.

Visualiseer jullie visie

Waar willen jullie naartoe? Hoe zien jullie het eindresultaat? Vorm samen een concreter beeld van jullie doel door de visie te visualiseren.

Een mogelijke oefening om jullie visie samen te verkennen is via deze visiecanvassen. Het is een cocreatieve aanpak waarbij je ofwel met een kernteam van enthousiastelingen of met al je medewerkers samen aan de slag kan gaan.

Uit onderzoek blijkt dat mensen de zaken die ze zelf hebben gecreëerd meer waarde toekennen dan wanneer het hen kant-en-klaar wordt aangeboden (het Ikea-effect). Cocreatie zorgt ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen en enthousiast worden over de verandering.

Zo'n gedeelde visie creëren hoeft geen zware oefening te zijn. Het kan energiek en luchtig aangepakt worden, met toch een concreet eindresultaat.

cloud_download Download de visiecanvassen

Haak in op bestaande visies

Verhoog de slaagkansen door in te haken op beproefde en bekende visies. De deelnemers van het verandertraject en de rest van het team kunnen zich zo makkelijk inlezen en teruggrijpen naar bestaande voorbeelden en methodes.

Voor de hand liggende modellen zijn:

• check De betekenisvolle activiteiten methode
• check Woonleefwijzer
• check Tubbe

Ons team bij Soulcenter maakte samenvattingen van verschillende modellen:

https://soulcenter.be/wonen-en-leven/

Toelichting bij workshop rond het evalueren van je aanpak

cloud_download Download het canvas

Download het canvas op de Soulcenter-website en ontdek een interactief workshopformat om samen jullie aanpak te evalueren.

In het model van de bergbeklimming zie je vier etappes om tot een verankerde en gedragen aanpak te komen. Deze etappes bevatten verschillende workshops die je doorheen de maanden samen kan doen. Tussendoor probeert het team de gekozen aanpakken uit en bij iedere volgende workshop worden deze geëvalueerd. De directiestuurgroep kan regelmatig aansluiten om de vooruitgang van het team mee op te volgen en waar nodig de planning mee aan te passen.

We bespreken in deze tekst de verschillende etappes één voor één. Elk woonzorgcentrum werkt anders en heeft dus misschien niet alle stappen nodig, of meer of minder tijd bij een bepaalde stap.

Workshop

Aftrap en planning

flag Doel

Het team motiveren over relatiegerichte zorg om samen met veel zin en energie het project in gang te zetten.

people Deelnemers

Medewerkers en directie

---

Apprecieer wat jullie al deden

Het team verzamelt op voorhand de aanpakken die ze al gebruikten rond leefplannen. Werkten jullie bijvoorbeeld al met levensverhalen, betekenisvolle activiteiten, of aandachtspersonen? Verzamel al dat materiaal zodat jullie er samen op verder kunnen bouwen.

Tijdens de workshop evalueren jullie de huidige aanpakken en kijken jullie naar de sterktes van het team en het werk dat jullie al deden. Bekijk ook de struikelblokken uit het verleden. De methode van appreciative inquiry is hiervoor heel geschikt.

Kijk vooruit

Vanuit deze blik op het verleden is het team klaar om vooruit te blikken. Deze roadmap is hiervoor een goed startpunt.

Deze template kunnen jullie aanvullen met jullie eigen doelstellingen. Gebruik daarvoor een visuele planningsoefening zoals de Five bold steps .

cloud_download Download PDF

In deze sessie denken jullie op lange termijn. Dat is nodig, maar veel deelnemers zullen ook al praktisch aan de slag willen. Laat hen niet op hun honger zitten. Geef hen alvast wat huiswerk om de daaropvolgende praktische sessie voor te bereiden.

Opdracht voor volgende workshop

Elke deelnemer leert een bewoner beter kennen aan de hand van de conversatiekaartjes van Soulcenter.

Nu wordt het concreet. Verlaat het abstracte terrein van visieontwikkeling begin met waar het echt om draait: samen mooie momenten beleven met bewoners.

De eerste stap in persoonsgericht werken is uiteraard het leren kennen van bewoners. Wat zijn hun verwachtingen nu ze in het woonzorgcentrum wonen? Hoe kan het team het ondersteunen? Al deze informatie vat je in het leefplan.

De Vlaamse overheid spreekt in het nieuwe woonzorgdecreet over een woonzorgleefplan. Da's een mond vol. We spreken liever over het leefplan.

Leefplannen als basis

Net zoals elke bewoner een zorgplan heeft hoort elke bewoner een leefplan te hebben. Daarin staan onder andere de verhalen, persoonlijke voorkeuren en verlangens van de bewoner. Het is in samenspraak met de bewoner gemaakt en wordt regelmatig aangepast.

In het algemeen hebben leefplannen twee doelen:

• Voor bewoners: een eigen leven leiden met behulp van zorg en diensten, waarin ruimte is voor persoonlijke behoeften, voorkeuren en zelfsturing. Het leefplan helpt bewoners en eventueel hun mantelzorgers om de zorg te beheren vanuit hun eigen plan. Het is een instrument om je eigen keuzes te maken.
• Voor woonzorgcentra: de dienstverlening afstemmen op de bewoners. Om het standaardaanbod om te zetten in een individueel aanbod. Het is hierbij een uitdaging om ervoor te zorgen dat de methodische en deskundige benadering van de zorg het persoonlijke leefplan van de bewoners ondersteunt.

Het leefplan is de tool bij uitstek om wonen en leven tastbaar te maken. Het vormt dan ook de rode draad doorheen de workshops met je team.

Naar Van zorgplan naar leefplan, Drs. Gabriëlle Verbeek, 2005

Aandachtspunten om te behandelen:

• checkHoe organiseren jullie zich? Wanneer past het in de planning om bewoners te leren kennen? Hoe doe je dit met nieuwe bewoners en hoe met bestaande?
• checkHoe houden jullie deze informatie bij? Is dit op papier, in een traditioneel zorgplan, of in het leefplan van bijvoorbeeld Soulcenter?
• checkWelke medewerkers, vrijwilligers of bewoners verzamelen deze verhalen?
• checkHoe betrekken jullie familie?

Praktijkvoorbeeld van stappenplan

Woonzorgcentrum Sint-Camillus gaf de voorbije jaren veel aandacht aan het beter leren kennen van hun bewoners. Steven Mesure, coördinator van het woonleefteam, toont in onderstaande video hoe zijn team stap voor stap kennis maakt met bewoners.

Zelf aan de slag met jouw bewoners? Probeer het workshop format hier onder en de bijhorende conversatiekaartjes.

Workshop

Bewoners leren kennen

flag Doel

Het team een duidelijke aanpak geven om vlot levensverhalen en voorkeuren van bewoners te verzamelen

people Deelnemers

Medewerkers en vrijwilligers

---

Laat je inspireren door de Betekenisvolle Activiteiten Methode (BAM). Dat is een aanpak ontwikkeld door onderzoekers van Arteveldehogeschool gericht op het ontdekken van wat bewoners in woonzorgcentra voldoening geeft.

Via een eenvoudig stappenplan krijg je als team zo snel een overzicht van wie een bewoner is.

Download conversatiekaartjes van Soulcenter om vlot verhalen te verzamelen.

Deze gesprekskaarten zijn gebaseerd op al het onderzoek dat ons team bij Soulcenter deed bij het uitwerken van onze app voor leefplannen. In deze video zie je hoe iemand vliegensvlug via een tablet kennis maakt met een bewoner en hoe familieleden thuis de info aanvullen.

Voorbeeld van kennismaking

Betrek bewoners en vrijwilligers

Alle info over de bewoners verzamelen vergt veel tijd. Stel dat je 100 bewoners hebt, en dat het per bewoner ongeveer een uur duurt om hem of haar te leren kennen. Dan is er 100 uur nodig. Betrek dus zo veel mogelijk vrijwilligers, mantelzorgers en bewoners om dit intensieve maar heel vervullende werk lichter te maken.

Doe deze vervolgworkshop ongeveer een maand na de start van het project. Dat geeft medewerkers voldoende tijd om de workshop voor te bereiden door het levensverhaal van enkele bewoners op te tekenen.

Opdracht voor volgende workshop

Probeer de aangeleerde methodes om een andere bewoner beter te leren kennen. Breng de kennis eventueel over aan je team. Train collega’s en vrijwilligers.

Workshop

Plannen maken met bewoners

flag Doel

Het team kan een volledig leefplan voor bewoners maken.

people Deelnemers

Medewerkers en vrijwilligers

---

Start met te evalueren hoe het verliep na de vorige workshop. Hoe ging het om verhalen en voorkeuren te verzamelen? Wat ging er goed? Wat kon beter?

Nu jullie een zicht hebben op het verleden van bewoners en op hun voorkeuren, kunnen jullie richting toekomst kijken. Welke zinvolle bezigheden willen bewoners nog in het woonzorgcentrum?

Bereid je voor op deze workshop door het lezen van het boek Betekenisvolle Activiteiten Methode (BAM). Met hulp van het protocol van BAM kan je stap voor stap doelen van bewoners ontdekken en van daaruit deugddoende bezigheden in het woonzorgcentrum ontdekken en helder formuleren.

Eventueel kunnen jullie ook inspiratie opdoen bij de Lava gesprekstool (Life and Vitality Assessment) van Leyden Academy. Met zo een visuele aanpak om te plannen wordt het toegankelijk voor bewoners met heel uiteinlopende cognitieve vermogens om hun doelen te formuleren.

Met Soulcenter bieden we ook gesprekskaartjes en invulbladen aan om dit proces van doelen formuleren vlotter te laten verlopen.

cloud_download Download PDF

cloud_download Download PDF

Lees meer over deze aanpak op:

https://soulcenter.be/blog /woonleefweek-met-woonleefplan

Opdracht voor volgende workshop

Probeer de aangeleerde methodes om de doelen van enkele bewoners beter te leren kennen. Breng de kennis eventueel over aan je team. Train collega’s en vrijwilligers.

Voorbeeld van visuele kennismaking met bewoner

Haal de leefplannen uit de schuif

Slaagden jullie er in om voor verschillende bewoners leefplannen te verzamelen? Mooi. Da's al de helft van het werk.

Leefplannen maak je niet om ergens weg te leggen in een dossierkast. Neen, ze horen te zelf ook te leven.

Wonen en leven is de verantwoordelijkheid van iedereen

Heel het team kan bijdragen om bewoners gelukkiger te maken. Zorgmedewerkers, de technische dienst, het keukenpersoneel, directie,.. iedereen kan een goeie babbel doen met bewoners of hen helpen om hun dag net iets beter te maken.

Dat is echter makkelijk gezegd dan gedaan. Het zijn tenslotte maar enkelingen in je ploeg die op structurele wijze kennismaken met bewoners en ontdekken wat er voor hen van tel is. Deze informatie houden ze doorgaans bij in het zorgdossier, maar daarna gebeurt er doorgaans bitter weinig mee. Hoe zorg je dat de rest van het team ook betrokken is?

Da's een uitdaging die het team van WZC Sint-Camillus ook had. In onderstaande video vertelt de coördinator van het woonleefteam hoe ze multidisciplinair rond de bewoner werken.

Voorbeeld van hoe een woonzorgteam stap voor stap kennis maakt met bewoners

Stel de bewoner voor op multidisciplinair teamoverleg

Doorgaans zijn het begeleiders wonen en leven en stagiairs die de tijd krijgen om leefplannen voor bewoners vast te leggen. Dat zijn waardevolle momenten voor hen en de bewoners die hen helpt om hun band te versterken. Het is echter maar de start. Dit is een kans om alle waardevolle informatie over bewoners tot bij de rest van het team te brengen en om samen mogelijkheden te bespreken om de wensen van de bewoner waar te maken.

Het team van Sint-Camillus stelt op hun multidisciplinaire overlegmomenten telkens de nieuwe bewoners voor. Wanneer er geen nieuwe bewoners zijn bespreken ze de leefplannen van bewoners die al langer bij hen verblijven.

Ken aandachtspersonen toe

Aandachtspersonen zijn medewerkers en bewoners die een sterkere band hebben. In Soulcenter noemen we dit soulmates.

De methode van aandachtspersonen past goed bij het werken met leefplannen. De bewoner krijgt namelijk een vast persoon toegewezen om het leefplan op te stellen en uit te voeren. Dat heeft voor beiden enkele belangrijke voordelen. Vanuit de bewoner gezien is er een verantwoordelijk aanspreekpunt voor individuele vragen. Dit stimuleert het opbouwen van een vertrouwensrelatie, goed overleg en het kunnen terugvallen op beslissingen die in het verleden samen zijn genomen.

Ook voor medewerkers kan het prettig zijn om te werken met bewoners die ze echt kennen. Hun betrokkenheid neemt toe.

Een goede overeenkomst tussen bewoner en medewerker is belangrijk. Wat als het niet klikt, kan dit voor beide partijen een knelpunt zijn. Daarom is het nuttig om te zoeken naar raakvlakken tussen bewoners en medewerkers. Sommige teams vragen daarom ook aan hun medewerkers wat hun interesses en passies zijn en gebruiken deze om matches met bewoners te vinden.

De zorgverleners vragen wel een ander soort houding en vaardigheden. Voor veel taakgerichte medewerkers is dit in eerste instantie niet vanzelfsprekend. Hoe begin je een goed gesprek? Hoe vraag je het? Op deze pagina vind je verschillende middelen voor medewerkers om deze gesprekken te ondersteunen.

Visualiseer leefplannen

Zorg dat je team niet om de leefplannen van bewoners heen kan. Verschillende huizen doen dit door de leefplannen te visualiseren in compacte moodboards of grotere posters.

Het is een tijdsintensieve bezigheid die veel voldoening kan geven. Omdat er zo veel tijd in kruipt is het aangeraden om eerst de instemming van de bewoner te vragen. Niet iedereen is er namelijk mee opgezet om het levensverhaal zichtbaar te hebben voor iedereen in huis.

Om het werk lichter te maken kan je deze activiteit ook laten invullen door familieleden en vrijwilligers. Hier onder zie je een workshopformat om hen op weg te helpen.

Workshop

Woonleef­plannen visualiseren

flag Doel

Het team kan de verhalen, voorkeuren en verlangens zichtbaar maken voor iedereen in het woonzorgcentrum.

people Deelnemers

Medewerkers en vrijwilligers

---

Het zou zonde zijn dat alle info die jullie over bewoners verzamelen enkel gekend is door de personen die het verzamelden, en verder in een schuif verdwijnt. Zoek met het team manieren om de woonplannen te visualiseren.

Met deze sjablonen en voorbeeldbestanden maak je vlotter visuele weergaves van de leefplannen van bewoners.

Wat kan er aan bod komen in deze visualisatiesessie?

• checkWelke elementen van het leefplan visualiseer je?
• checkWelke creatieve aanpakken en materialen kan je gebruiken?
• checkHoe vind je ondersteunende foto’s en illustraties op het internet?
• checkHoe maak je met handlettering mooi en snel titels en bijschriften?

Een mooi resultaat is belangrijk zodat medewerkers, bewoners en vrijwilligers trots kunnen zijn op hun werk. Inspireer hen met een praktisch handboek handlettering zoals bijvoorbeeld Handlettering doen we zo.

Na deze sessie hebben jullie posters van de bewoners om op een zichtbare plek op te hangen. Dit is al een eerste mooie stap om de rest van het team te inspireren.

Deze sessie is vooral nuttig voor begeleiders wonen en leven, vrijwilligers en bewoners.

Deze workshop kan snel volgen op de vorige omdat het projectteam aan de slag gaat met al de informatie die ze al verzamelden.

Opdracht voor volgende workshop

Probeer het verder uit. Visualiseer leefplannen met het team en eventueel met bewoners en vrijwilligers. Stel jullie resultaten voor en hang ze op een zichtbare plek.

De leefplannen van bewoners zijn nu gevisualiseerd. Dat is al een leuke manier voor medewerkers om verhalen en voorkeuren van bewoners te ontdekken. Hoe ontdek je echter steeds nieuwe verhalen? Hoe hou je medewerkers blijvend geïnteresseerd in de bewoners?

Met een beetje verbeelding vinden jullie heel veel aanknopingspunten om binnen jullie huidige gewoontes het hele team blijvend te betrekken.

Workshop

Het hele team betrekken

flag Doel

Nieuwe aanpakken kennen die de leefplannen laten leven in het woonzorgcentrum.

people Deelnemers

Medewerkers en vrijwilligers

---

Kijk samen naar wat het team sinds de start van het transformatieproject al probeerde en naar de hindernissen onderweg. Zoek naar mogelijke momenten om de verhalen van bewoners te ontdekken.

• checkWanneer stelt het team leefplannen van bewoners voor aan de rest van het team?
• checkStellen bewoners zichzelf voor?
• checkKan dit in quiz of spelformaat gebeuren?
• checkKunnen bewoners voorgesteld worden in de bewonerskrant?
• checkZijn er reminiscentieactiviteiten op basis van de verhalen van bewoners?
• checkHoe doe je aan matchmaking tussen bewoners en vrijwilligers?

Zoeken jullie extra inspiratie voor nieuwe initiatieven? Kijk dan even over het muurtje bij andere teams. We bundelden initiatieven rond relatiegerichte zorg in deze inspiratiekaarten wonen en leven.

Verandertrajecten rond Wonen en leven en relatiegerichte zorg kunnen lang duren. Voor de teams die er aan meedoen is het niet evident om het overzicht te behouden van waar ze staan en waar ze naartoe willen.

Om jullie team te helpen om beter te begrijpen wat van hen verwacht wordt maakten we een eenvoudige planningsposter relatiegerichte zorg. Daarmee kan heel het team jullie stappenplan rond wonen en leven makkelijk zien. Het nodigt iedereen uit om initiatieven uit te proberen en samen doelgericht te werken.

Video-overzicht van de planningsposter en inspiratiekaartjes

Aan het einde van deze workshop heeft het team concrete ideeën om de rest van het team te betrekken. Ze hebben ook een plan van aanpak om deze ideeën uit te testen en achteraf bij te sturen.

Deze workshop doe je nadat je team leefplannen heeft van een aantal bewoners. Het projectteam neemt de leefplannen van de bewoners mee naar de workshop. Deze bewoners zijn ook heel welkom op de workshop.

Opdracht

Probeer enkele van de nieuwe aanpakken om het team te betrekken. Gebruik de planningsposter om hen te betrekken bij het faseren van hun acties.

Het team weet nu wat er belangrijk is voor bewoners. Door het volgen van de Betekenisvolle Activiteiten Methode ontdekten jullie al individuele activiteiten voor bewoners. De volgende stap? Ook groepsactiviteiten afstemmen op wat bewoners interessant vinden.

Workshop

Activiteitenaanbod afstemmen

flag Doel

Bewoners zinvolle individuele en groepsactiviteiten aan kunnen bieden, aangepast aan hun begeleidingsniveau.

people Deelnemers

Begeleiders wonen en leven

---

Wat is de opbouw van deze workshop?

• checkVerzamelen van de leefplannen van de bewoners
• checkDeze bewoners groeperen volgens begeleidingsniveau
• checkHet huidige aanbod inventariseren en structureren
• checkNieuwe ideeën voor activiteiten bedenken, afgestemd op de interesses van bewoners.

Deze workshop bouwt voort op onderzoek van de VVSG. Lees er meer over in hun Inspiratietool toetsen van activiteitenaanbod.

Na deze sessie heeft het team een overzicht van het huidige activiteitenaanbod en een lijst met nieuwe ideeën van activiteiten om uit te proberen in het woonzorgcentrum.

Opdracht

Probeer enkele van de nieuwe activiteiten in jullie aanbod